Unternehmensmitarbeiter, die ihren Unmut äußern, bekommen mit etwas Glück zur Antwort: „Wenn es Ihnen hier nicht passt, dann können Sie ja gehen. Niemand ist unersetzbar und es gibt viele, die liebend gern Ihren Job übernehmen würden.“ – Wer erpresst hier eigentlich wen? Dazu ein Fakten-Check.

Stuhl leerWenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und diese Personallücke gefüllt werden will, dann klingt das zunächst gar nicht so schwierig, langwierig und teuer. Aber sehen wir uns den Aufwand, den ein Personalersatz in der Regel mit sich bringt, doch mal etwas genauer in wirtschaftlich relevanten Aspekten an.

Üblicherweise gibt es für Kündigungen außerhalb der Probezeit eine Frist, nach deren Ablauf die Kündigung erst wirksam wird. Diese Frist kann einige Monate betragen, in denen der gehende Mitarbeiter dann zumeist, zur Absicherung gegen Unternehmensschädigungen, unter vollen Personalkosten beurlaubt wird.

Im Vertriebsbereich versuchen Mitarbeiter oftmals, ihren Kundenstamm und wichtige interne Informationen zum neuen Arbeitgeber mitzunehmen. Die im verlassenen Unternehmen anfallenden Arbeiten, die bis zum Ersatz eine Vertretung (meist nicht so gut und nicht so schnell) übernehmen muss, können aufgrund ihrer notweisen Erledigungsart (anders, schlechter, später als gewohnt) oder aufgrund ihrer Nichterledigung auch zu schädlichen Kratzern in der Außenwirkung, insbesondere in der Performance für den Kunden, führen. Eine Vertretung produziert hierbei kostenrelevante Überstunden oder schafft in seltenen Fällen den Spagat zwischen eigenen Aufgaben und der zusätzlichen Vertretung unter Qualitätseinbußen ohne Arbeitszeiterweiterung, ergo mit Leistungsverdichtung.

Zwischenzeitlich läuft im Personalbereich das Karussell an. Stellenausschreibung komponieren, Annoncen schalten, die eingehenden Bewerbungen und Telefonate annehmen, interne Bewerber berücksichtigen, Mitbestimmung einholen, Kandidaten sortieren, bewerten, Einladungen und Absagen kommunizieren, den Kostenstellenplan ändern … – kurz, eine zusätzliche Belastung einer grundsätzlich auf solche Aufgaben vorbereiteten Personalabteilung, sofern es eine solche gibt.

Aussichtsreiche Bewerber werden nun eingeladen. Zu einem Gespräch oder gleich zu handfesten Eignungstests. Das bindet wiederum vielfältige Ressourcen, nur um eine Ressource zu ersetzen. Führt ein Vorgesetzter die Gespräche selbst, kann er nicht so gut beobachten und analysieren. Holt er sich dafür einen Dienstleister, verlangt dieser dafür ein Honorar. Für die Suche nach einem geeigneten Nachfolger werden deshalb oft kosten- und zeitintensive Auswahlverfahren, sogenannte Assessment-Center, durchgeführt. Mit dem Ersatzmitarbeiter möchte man schließlich keinen Fehlgriff machen und deshalb das Risiko bzw. die Verantwortung minimieren bzw. auf viele Schultern verteilen. In der Jury sitzen nicht selten drei oder mehr „Beobachter“, die eigentlich auch anderes zu tun hätten.

Aufgelistet entstehen durch Personalverlust und -ersatz also u.a. Kosten durch:

– Gehaltsfortzahlung in der Kündigungsfrist
– Personalkosten („Mannstunden“-Aufwand) für die Vertretung
– Stellenausschreibung, Medien
– Personalkosten zur Auswertung von eingehenden Personalunterlagen
– Durchführung von Einstellungsgesprächen/Auswahlverfahren
– Gehaltszahlung an den neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an
– Personalkosten („Mannstunden“-Aufwand) für die Einarbeitung
– Ausbildungskosten (Seminare, Trainings)

Nach ca. drei Monaten ist der neue Mitarbeiter dann im Schnitt fit für seine neue Aufgabe und beginnt, seinem Unternehmen nach allen Kosten auch erstmals zählbaren Nutzen (Produkivität) zu bringen. Und natürlich auch nur dann, wenn ein wirklich passender Ersatz gefunden wurde. Ich möchte jetzt hier keine Schätzzahlen aus der Luft greifen, aber je nach Einsatzgebiet und Beschaffungsintensität können nach dieser Aufstellung leicht 30.000 € Kosten für den Austausch eines einzigen Mitarbeiters entstehen. Für einen mißliebigen Querulanten, der keine Leistung bringt und Kunden, Mitarbeiter und Vorgesetzte nur ärgert, mag das vielleicht eine Option sein.

Betrachtet man diese Kosten aber in Relation zu einer damaligen Forderung des verlorenen, eingearbeiteten und produktiven Mitarbeiters nach z.B. einer moderaten Gehaltserhöhung oder Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, dann hat man einen Grundzug von Personalwirtschaft schnell verstanden.